Pasos a seguir para una gestión correcta en un Despacho Aduanero

1. Preparación previa al despacho

• Clasificación arancelaria correcta: determinar el código TARIC/HS del producto.
• Valoración en aduana: definir correctamente el valor en aduana (precio factura + costes adicionales según OMC).
• Revisión de origen de la mercancía: comprobar certificados de origen (EUR.1, Form A, certificado de origen no preferencial).
• Documentación comercial completa:
  • Factura comercial (con todos los datos obligatorios).
  • Packing list (lista de empaque).
  • Contrato de compraventa o condiciones Incoterm.
• Verificación de Incoterms®: asegurar responsabilidades de transporte, seguro y despacho.
• Licencias o autorizaciones (si aplica): productos restringidos (farmacéuticos, químicos, alimentos, armas, etc.).
• Número EORI válido y actualizado de la empresa importadora/exportadora.
• Verificación de sanciones/restricciones internacionales: asegurar que el país, empresa o mercancía no estén sujetos a embargos o controles.

2. Durante el despacho aduanero

• Presentación de la declaración aduanera (DUA / SAD) en el sistema correspondiente.
• Adjuntar documentación obligatoria: factura, packing list, documento de transporte, certificados de origen, licencias, seguros.
• Pago de aranceles e impuestos: cálculo y liquidación de aranceles, IVA a la importación u otros tributos.
• Coordinación con el agente de aduanas (si lo hay): asegurar que la declaración esté libre de errores.
• Gestión de inspecciones aduaneras (documental, física o escáner): preparar accesos y respuestas rápidas a requerimientos.
• Control de plazos: vigilar vencimientos para evitar recargos por almacenaje o demoras en puerto/almacén.

3. Post-despacho / Seguimiento

• Liberación de la mercancía: verificar entrega efectiva al cliente o almacén.
• Archivo documental: conservar facturas, DUAs, certificados y licencias mínimo 5 años (según normativa).
• Conciliación contable: reflejar IVA soportado, derechos arancelarios y demás tributos.
• Revisión de incidencias: analizar rechazos, retrasos o ajustes de valor y origen.
• Gestión de devoluciones/reexportaciones (si aplica).
• Auditoría interna periódica: verificar clasificación arancelaria, valores y licencias para futuras operaciones.

4. Buenas prácticas complementarias

• Mantener un manual interno de procedimientos aduaneros.
• Formación continua del personal en normativa aduanera y comercio exterior.
• Usar software de gestión aduanera o ERP integrado para la trazabilidad.
• Revisar periódicamente cambios en el arancel comunitario y normativas (UE, OMC, tratados internacionales).
• Contar con un agente de aduanas de confianza y establecer comunicación fluida.

Resumen ejecutivo

Una gestión de despacho aduanero efectiva exige: correcta clasificación y valoración en aduana, origen soportado, documentación completa, Incoterms definidos, cumplimiento de licencias y sanciones, declaración sin errores, pago oportuno de tributos, control de plazos y un seguimiento documental y contable riguroso.